De uma carteira cheia de recibos a um relatório de despesas
A maioria dos formulários de despesas pede os mesmos poucos dados de cada recibo: onde você gastou, quando, quanto de imposto estava incluído e o total. Copiar isso à mão de papéis amassados é lento e fácil de errar, principalmente depois de uma viagem que deixou você com uma dúzia de recibos de táxi, hotel e refeições.
O modo Recibo ou nota fiscal lê a foto e organiza o que encontra em campos com nome e em itens, para você conferir cada valor com a imagem em vez de digitar. Ele foi pensado para gastos pessoais: pedir reembolso de despesas de trabalho ao empregador, acompanhar custos como freelancer ou controlar o orçamento da casa. Se você processa contas de fornecedores para uma empresa, a página de OCR de notas fiscais trata de datas de vencimento, números de identificação fiscal e exportações para a contabilidade.
No que um recibo lido se transforma
O recibo sai em duas partes. Os campos guardam o resumo:
- Estabelecimento, endereço e contatos do topo do recibo
- Data e hora da compra, e o número do recibo, se estiver impresso
- Subtotal, desconto, imposto, gorjeta e total
- Valor pago e troco, das linhas de cartão ou dinheiro no final
Os itens guardam o que você comprou, cada um com quantidade, descrição, preço unitário e valor. Por exemplo, uma linha impressa como 2 Flat white 3.50 7.00 é separada em quantidade 2, descrição “Flat white”, preço unitário 3.50 e valor 7.00.
Você pode editar cada campo e cada item antes de exportar, então um dígito errado se resolve rapidinho, sem precisar começar de novo.
Como fotografar papel térmico desbotado
A maioria dos recibos de caixa, como o cupom fiscal, é impressa em papel térmico, que desbota com calor, luz do sol e tempo. Impressão cinza e fraca é o motivo mais comum para o texto de um recibo ser lido errado, então alguns hábitos ajudam:
- Registre os recibos cedo. Uma foto tirada no dia da compra é melhor do que uma tirada no fim do trimestre.
- Use um fundo escuro e liso. Papel branco sobre uma mesa escura se destaca bem e é fácil de recortar.
- Desfaça curvas e dobras. Segure as pontas ou deixe o recibo debaixo de um livro por um minuto. Um vinco atravessando uma linha de números é uma causa comum de dígitos errados.
- Evite reflexos e sombras. Luz vinda de lado, e não de cima, impede que o papel reflita um ponto claro e mantém a sombra do celular longe do texto.
- Preencha o enquadramento. Chegue perto o bastante para que a letra menor fique fácil de ler na tela.
A Melhoria automática uniformiza a iluminação e reforça o contraste sozinha, e lista cada ajuste que fez. Se o recibo continuar fraco, aumente o contraste ou experimente preto e branco e depois mude para a versão tratada para garantir que dígitos mais claros não sumiram. Um recibo fotografado em ângulo pode ser endireitado com a ferramenta de correção pelos quatro cantos. Há mais conselhos gerais em como obter resultados de OCR precisos.
Confira estes números antes de enviar
Recibos impressos com nitidez costumam ser bem lidos, mas um dígito errado no total é o erro que mais pesa num pedido de reembolso. Uma conferência rápida com a foto resolve:
- O total bate com o papel? Compare dígito por dígito com o total na imagem.
- Os itens somam certo? Os valores dos itens devem somar o subtotal. Se não somarem, provavelmente algum item está faltando ou foi lido errado.
- O separador decimal está lá? Uma vírgula ou um ponto fraco ou ausente pode transformar 12,50 em 1250.
- A gorjeta está certa? Nos comprovantes de cartão de restaurante, a gorjeta e o total final muitas vezes são escritos à mão, e letra à mão é mais difícil de ler do que impressão. Digite esses valores se parecerem errados.
- É a data da compra? Alguns recibos imprimem uma segunda data, como o prazo para troca. Confira se o campo de data tem o dia em que você pagou.
As palavras sobre as quais o motor ficou em dúvida aparecem sublinhadas, e um nível de confiança geral (alto, razoável ou baixo) é exibido. Trate uma avaliação baixa como motivo para comparar todos os números, não só o total.
CSV ou JSON para seus registros
O CSV abre em qualquer aplicativo de planilhas, então é o jeito mais fácil de levar os dados do recibo para um modelo de despesas ou uma planilha de orçamento. O Excel (.xlsx) também está disponível se o seu modelo for uma pasta de trabalho. O JSON é ideal para quem tem seus próprios scripts ou ferramentas; a página de imagem para JSON mostra o que vem dentro do arquivo.
Depois de adicionar vários recibos, a visualização Documento inteiro reúne todos na ordem que você escolher e exporta tudo como um único arquivo ou como um ZIP com arquivos separados. Para um passo a passo do início ao fim, veja como extrair texto de um recibo.