Para las facturas que llegan a tu mesa
Las cuentas por pagar empiezan tecleando. Una factura de proveedor llega como PDF adjunto, como escaneo o en papel, y antes de aprobarla y pagarla hay que pasar sus datos a una hoja de cálculo o a un sistema contable. El OCR de facturas lee el documento y coloca esos datos como campos junto a la imagen, así que tu trabajo pasa a ser revisar en lugar de volver a teclear.
Esta página es para dueños de pequeñas empresas, contables y cualquiera que procese facturas de proveedores. Si lo que quieres es que tu empresa te reembolse tus propios gastos, el OCR de recibos encaja mejor.
Los datos de la factura que se capturan y por qué importan
El modo Recibo o factura busca los datos de los que depende el proceso de pagos:
- Número de factura. Tu principal defensa contra pagar la misma factura dos veces. Revísalo con cuidado, porque una letra O leída como cero, o al revés, puede dejar pasar un duplicado.
- Fecha de factura y fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento decide cuándo se paga la factura. Algunas facturas solo indican las condiciones de pago, como «Net 30» (a 30 días), sin fecha de vencimiento impresa. En ese caso, calcúlala tú a partir de la fecha de la factura.
- Cliente (facturar a). Confirma que la factura va dirigida a la empresa correcta, algo importante si gestionas más de una sociedad o si un proveedor todavía tiene una dirección antigua.
- Identificación fiscal. El número de IVA, GST u otro número fiscal del proveedor, que puede que necesites guardar para recuperar impuestos.
- Subtotal, descuento, impuestos y total, además de cualquier importe ya pagado.
- Datos del proveedor: nombre del comercio, dirección, teléfono, correo electrónico y sitio web.
Las líneas de la factura aparecen con cantidad, descripción, precio unitario e importe para cada una. Es lo que necesitas para cotejar una factura con una orden de compra o repartirla entre centros de coste. La imputación sigue siendo cosa tuya: la app lee lo que está impreso y no asigna cuentas ni categorías.
Comprobaciones antes de registrar una factura
Las facturas impresas claras suelen leerse bien. Una factura también es un conjunto de números que tienen que cuadrar entre sí, lo que hace que los errores sean fáciles de detectar si los buscas:
- Cada línea: cantidad × precio unitario debería ser igual al importe de la línea.
- Todas las líneas: los importes de las líneas deberían sumar el subtotal.
- El bloque final: subtotal menos descuento más impuestos debería ser igual al total.
- Formato de los números: unos proveedores escriben 1.250,00 y otros 1,250.00. Asegúrate de que la marca decimal está en su sitio antes de que la cifra entre en tu contabilidad.
- Fechas: 04/05 significa 4 de mayo en algunos países y 5 de abril en otros. Lee la fecha con el formato del proveedor, no con el tuyo.
La imagen está junto a los campos, así que cuando algo no cuadra puedes ver qué estaba impreso realmente. También se muestra un nivel de confianza general (alto, medio o bajo). Una valoración alta no es una garantía, así que revisa el total y la fecha de vencimiento de cada factura de todos modos.
Excel o JSON para tu contabilidad
La descarga en Excel (.xlsx) se abre directamente en una hoja de cálculo, lo que va bien para un registro de facturas o un libro que importas después a tu sistema contable. JSON encaja si procesas facturas con tus propios scripts; imagen a JSON describe lo que contiene el archivo. También puedes copiar campos sueltos y pegarlos donde los necesites.
Para el lote de un mes, añade las facturas a un mismo espacio de trabajo y revisa cada página. Después exporta desde la vista Documento completo como un solo archivo o como un ZIP con un archivo por factura.
Algunas facturas ponen sus líneas en una tabla densa con columnas extra, como el código de artículo, el tipo impositivo o un descuento por línea. En ese caso, cambia «Leer como» a Tabla. Obtienes toda la cuadrícula como filas y columnas editables sin volver a subir la factura, igual que con la herramienta imagen a Excel.
Las facturas de proveedores, en tu dispositivo
Las facturas llevan datos bancarios, números fiscales, precios y nombres de clientes, así que importa dónde se procesan. Image to Text App las lee en tu navegador, en tu propio dispositivo, con el motor de código abierto Tesseract. Los archivos no se suben a ningún servidor.
El historial está desactivado por defecto. Si lo activas, los resultados se quedan solo en este navegador, y puedes borrar uno o vaciarlos todos. Una cosa a tener en cuenta: «Copiar enlace» mete el texto extraído dentro del propio enlace, así que cualquiera a quien le envíes ese enlace podrá leer los datos de la factura. Para saber qué mirar en cualquier servicio de OCR online, consulta ¿es privado el OCR online?